Datenerfassung
Wir holen die Akten in Ihrem Räumen ab und erfassen alle Ordner nach den von Ihnen vorgegebenen Ordnungskriterien, Beschreibungen oder Stichwortsuche.

Überwachen der Aufbewahrungsfristen
Hier liegt ein enormes Einsparpotential für Sie, denn welcher Ihrer Mitarbeiter hat die Zeit, das Verstreichen der Aufbewahrungsfristen unzähliger Dokumente zu überwachen? Bei der Neueinlagerung nennen Sie uns das Vernichtungsdatum pro Dokument. Zum Ende jeden Jahres teilen wir Ihnen mit, welche Unterlagen zur Vernichtung anstehen. Sie entscheiden dann, ob die Unterlagen weiterhin im Archiv verbleiben oder ob sie der Vernichtung zugeführt werden sollen.

Dokumentenversand / Transport
Lieferung von Dokumenten zu Ihrem Unternehmen folgt auf direktem Wege. Ob Direktkurier oder Frachtdienstleister – wir suchen unter den am besten geeigneten Transporteuren den für Ihre Anforderungen kostengünstigsten Partner aus und erledigen für Sie alle notwendigen Formalitäten.

Sicherheit
Die Dokumente, Akten oder Archivboxen, die Sie uns anvertrauen, werden von uns selbstverständlich nach den gesetzlichen Bestimmungen sicher und geschützt archiviert.

Zugriff nur für autorisiertes Personal
Wir arbeiten mit langfristig beschäftigtem, vertrauenswürdigem Personal. Eine Zutrittskontrolle verhindert das Eindringen von Unbefugten. Darüber hinaus bleiben die Archivboxen mit Ihren Akten durch die Barcode-Methode anonym. Nur unsere eingewiesenen Mitarbeiter können Ihre Akten im Archiv lokalisieren.

Einbruch-, Brand- und Wasserschutz
Unsere gesamten Archivflächen sind nach modernen Standards sowohl gegen Einbruch als auch gegen Brand und Wassereinbruch abgesichert. Alle Vorkehrungen, die zu diesem Zweck getroffen wurden, entsprechen den jeweiligen Richtlinien des VdS (Verband der Sachversicherer).

Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfirst
Unsere elektronische Archivierung berücksichtigt auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Ihrer Unterlagen. Auf das Ablaufen dieser Frist machen wir Sie zum gegebenen Zeitpunkt aufmerksam. Wenn Sie die Freigabe dafür erteilt haben, werden Ihre Dokumente nach den Vorschriften des BDSg vernichtet und erreichen die Sicherheitsstudie P-4 nach DIN 66399-1.

Verfügbarkeit
Durch unser elektronisches Archivierungssystem bleibt die Verwaltung Ihrer Akten für Sie immer transparent. Jede Archivbox, jede Akte wird mit unserem Barcode-Verfahren erfasst, eingelagert und verwaltet – bis zur Vernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Das Archivierungssystem garantiert, dass unsere Mitarbeiter Ihre Akten und Datenträger in kürzester Zeit in unserem Archiv lokalisieren und zur Auslieferung an Sie vorbereiten können. Daher sind wir in der Lage, Ihnen eine Wiedervorlage Ihrer angeforderten Dokumente und Akten innerhalb von einem Tag zu garantieren. Fast so, als hätten Ihre Akten Ihr Büro nie verlassen.

Bei Bedarf bringen wir Ihnen Ihre Unterlagen bis an den Schreibtisch. Ein Anruf genügt!

Alle Ein- und Ausgänge von Dokumenten werden von uns elektronisch erfasst und kontrolliert. Damit bieten wir Ihnen höchste Transparenz für Ihre uns anvertrauten Akten und Dokumente.