Wie läuft die Dokumenten-Digitalisierung ab?

1. Vorbereitungsschritte für das Digitalisieren (Scannen)

Als Kunde ist es für Sie ausreichend, die zu digitalisierenden Unterlagen zusammenzustellen, ohne diese vorher sortieren oder umverpacken zu müssen. Die Frye GmbH bietet Ihnen auf Wunsch einen Abholservice an, bei dem das Beleggut direkt bei Ihnen abgeholt wird. Dabei gewährleisten wir, dass die Dokumente unbeschädigt und unter strikter Einhaltung des Datenschutzes an die zuständige Abteilung übergeben werden. Falls Sie eine umfangreichere Datenmenge archivieren lassen möchten, bitten wir Sie, uns Ihren gewünschten Fertigstellungstermin mitzuteilen.

Die Vorbereitung für das Scannen und Digitalisieren beinhaltet folgende Arbeitsschritte:

• Entnahme des Beleggutes aus den kundenspezifischen Aufbewahrungsbehältnissen (beispielsweise Leitzordner)
• Entfernung vorhandener Heftklammern sowie sonstiger Befestigungsmaterialien jeglicher Art
• Reparatur von beschädigten Dokumenten durch Kleben, Bügeln oder ähnliche Maßnahmen im Rahmen der technischen Möglichkeiten

2. Scannen 

Die Frye GmbH offeriert Ihnen einen umfassenden Scanservice, der Ihnen die aufwendige und zeitintensive Arbeit erheblich erleichtert. Standard-Scanner sind für einen kontinuierlichen Betrieb meist nicht geeignet, weshalb wir auf leistungsstarke Hochleistungsscanner setzen. Diese ermöglichen das Scannen von Akten bis zur Größe DIN A3, sodass beispielsweise auch umfangreiche Baupläne problemlos verarbeitet werden können. Sollte das übergebene Beleggut nicht digitalisierbar sein, fertigen wir stattdessen Kopien an.

Durch den Scanprozess werden Ihre Dokumente in digitale Dateien umgewandelt. Die Daten werden in den Formaten PDFA oder TIFF abgespeichert, welche sich als bewährte Standards für die Archivierung von Akten etabliert haben

2.1 Scannen je Blatt

Das zu digitalisierende Beleggut wird bei der Frye GmbH sorgfältig gescannt, anschließend komprimiert und zwischengespeichert. Die Qualitätsprüfung erfolgt unmittelbar während des Scanvorgangs am Arbeitsplatz. Sollte die Qualität des Scanergebnisses nicht den Anforderungen entsprechen, wird das betreffende Dokument mit angepassten Parametern erneut eingescannt, um ein optimales Ergebnis zu gewährleisten. Die Vollständigkeit der Scans wird durch den Einsatz moderner Technik sichergestellt, insbesondere durch eine Doppelblattkontrolle mittels dreier Ultraschallsensoren.

2.2 Kopie

Sollte das vorliegende Beleggut größer als DIN A3 sein, ein Hardcover besitzen oder aus nicht abriebfestem Material bestehen – kurzum: wenn das Scannen aufgrund bestimmter Eigenschaften nicht möglich ist – stellt dies für die Frye GmbH kein Hindernis dar. In solchen Fällen fertigen wir Kopien bis zur Größe DIN A3 an, sodass Sie dennoch alle Ihre Unterlagen zuverlässig digitalisieren können.

3. Speicherung auf digitalen Datenträgern

Die Frye GmbH fasst die digitalisierten Informationen, abhängig vom Umfang der Daten, in einer oder mehreren Dateien zusammen und sichert diese anschließend auf einem digitalen Speichermedium. Für die Archivierung dieser Dateien können folgende digitale Datenträger verwendet werden:

4. Nachbereitende Maßnahmen 

Die Frye GmbH bringt die digitalisierten Akten nach dem Scanprozess sorgfältig in ihrem ursprünglichen Zustand zurück in die entsprechenden Aufbewahrungsbehälter. So ist gewährleistet, dass Ihre Unterlagen unverändert und ordnungsgemäß in Ihr lokales Datenarchiv übernommen werden können. Angefertigte Kopien werden vollständig entfernt und fachgerecht vernichtet. Auf Wunsch übernimmt die Frye GmbH zudem das Schreddern der gescannten Dokumente nach Abschluss der Digitalisierung.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine automatische Volltextanalyse (OCR) durchzuführen. Dadurch können Sie die Daten flexibel nach jedem gewünschten Begriff durchsuchen. Die Dateien werden anschließend im PDF- oder PDFA-Format gespeichert.

6. Einrichten eines Probearchivs

Eine Probearchivierung ermöglicht es Ihnen, den Umfang der Leistungen anhand realer Archivgüter zu testen und den Aufwand besser einschätzen zu können. So haben Sie die Gelegenheit, sich vorab mit der Archivierung verschiedener Belegarten vertraut zu machen. Die Frye GmbH bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Probearchiv mit einer Auswahl Ihrer Akten zu erstellen. Die dabei entstehenden Kosten werden bei einer späteren Auftragserteilung mit dem Auftragswert verrechnet.

7. Sichere Aktenaufbewahrung

Die Frye GmbH ist durch die SVG DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert für den Bereich der Aktenarchivierung. Daher bewahren wir Ihre digitalisierten Daten gerne in unserem Hochsicherheitslager auf. Höchste Diskretion und optimale Sicherheitsmaßnahmen sind bei der Frye GmbH selbstverständlich.

Ihre Akten, Dokumente und Pläne sowie Ihre elektronischen Datenträger werden sicher und vertraulich bei uns aufbewahrt. Jedes Archivstück wird erfasst und eindeutig gekennzeichnet, sodass ein schneller Zugriff bei Bedarf gewährleistet ist. Festgelegte Vernichtungszeitpunkte werden mit Ihnen abgestimmt und entsprechen den geltenden Fristen für die jeweiligen Unterlagen.

Hier finden Sie Informationen zur Aktenarchivierung bei der Frye GmbH: Mehr erfahren

8. Aktenvernichtung

Nachdem Sie das digitalisierte Material geprüft haben, übernimmt die Frye GmbH auf Wunsch und nach Freigabe durch den Kunden die Vernichtung der Akten. Dabei halten wir uns an alle geltenden Gesetze und Vorschriften, die für das Schreddern von Akten relevant sind. Auch bei der Aktenvernichtung legen wir größten Wert auf Datensicherheit und befolgen einen festgelegten Ablauf.

Folgende Arbeitsschritte werden durchgeführt:

• Erfassen des Beleggutgewichtes
• Vernichtung des Beleggutes gemäß der Sicherheitsstufe P4 in unseren Schredderanlagen, gefolgt von einer direkten Ballenpressung,
• Zuführen des geschredderten Materials zum Recyclen,
• Erstellen eines Vernichtungsprotokolls nach der erfolgten Vernichtung. 

Gerne beraten wir Sie individuell zur Archivierung Ihrer Akten.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage